Pengambilan balik tanah untuk kegunaan awam dibuat melalui Akta Pengambilan Tanah 1960 (APT 1960) yang merupakan satu undang-undang yang digubal khas untuk mengambil balik tanah milik dengan bersyarat di mana segala peruntukan sedia ada dipatuhi dan pembayaran pampasan adalah mencukupi.  Oleh kerana APT 1960 itu merupakan undang-undang prosedural, setiap langkah di dalam proses pengambilan hendaklah mengikut prosedur dan tempoh masa tertentu yang perlu dipatuhi. Pada umumnya selepas pengwartaan di bawah Seksyen 8 APT 1960, tempoh 2 tahun ditetapkan untuk proses pengambilan tersebut disiapkan. Secara amnya proses pengambilan boleh dibahagikan kepada 3 peringkat, iaitu:

a)  Pra-pengambilan

Peringkat ini melibatkan permohonan oleh agensi pengambil, kelulusan Pihak Berkuasa Negeri (PBN) dan pewartaan di bawah Seksyen 4 dan Seksyen 8, APT 1960 ke atas tanah yang hendak diambil balik.  Tempoh masa untuk peringkat pra-pengambilan ini bergantung kepada kecukupan dan keteraturan permohonan beserta pelan yang dikemukakan, bilangan hakmilik yang terlibat dan masa untuk menyemak hakmilik, penyediaan kertas permohonan untuk kelulusan PBN serta peruntukan dan proses pewartaan.  Di peringkat ini, kelewatan juga boleh berlaku kerana kesilapan nombor lot-lot di atas pelan yang dicadangkan untuk pengambilan atau berlaku perubahan jajaran pengambilan yang menyebabkan pelan terpaksa dipinda semula.

Di peringkt pra-pengambilan ini, agensi pengambil perlu merancang dengan teliti lot-lot yang terlibat, jajaran yang dikenalpasti serta peruntukan yang mencukupi bagi mengelak pindaan semula apabila berlaku perubahan khususnya selepas pewartaan di bawah Seksyen 4 atau Seksyen 8 disiarkan.  Sekiranya pindaan berlaku selepas pewartaan, proses untuk membatalkan warta atau pindaan (Corrigendum) atau tambahan (Addendum) juga memakan masa dan boleh menyumbang kepada kelewatan pengambilan.

b)  Pengambilan

Di peringkat ini Pentadbir Tanah akan mengeluarkan Notis Awam dalam Borang E di bawah Seksyen 10, APT 1960 di mana langkah awal perbicaraan telah mula diambil dan tarikh siasatan ditetapkan.  Prosidur pengeluaran Notis Awam di bawah Seksyen 52, APT 1960 menyatakan tarikh yang ditetapkan di bawah Seksyen 52, APT 1960 ini tidak boleh lebih awal daripada 21 hari selepas tersiarnya Notis Awam dalam Borang E. Tempoh masa ini perlu dipatuhi dan tidak boleh dipercepatkan.

Semasa proses pengambilan ini, ada masanya siasatan terpaksa ditangguhkan atas permintaan tuan tanah, contohnya untuk membolehkan beliau melantik jurunilai swasta untuk menilai tanah dan struktur di atas tanahnya atau atas sebab-sebab peribadi lain yang turut menyumbang kepada kelewatan tempoh siasatan dan seterusnya tempoh pengambilan secara keseluruhannya.  Tempoh menyelesaikan siasatan juga bergantung kepada jumlah lot-lot yang terlibat sebelum perintah dibuat oleh Pentadbir Tanah.

c) Pasca-pengambilan

Setelah selesai proses pengambilan, proses untuk mengambil milik formal tanah di bawah Seksyen 22, APT 1960 melalui pengeluaran notis Borang K.  Sekiranya pengambilan balik tanah hanya melibatkan sebahagian daripada lot tanah, proses pengeluaran hakmilik sambungan hendaklah dilakukan ke atas keluasan yang berbaki bersekali dengan pindaan cukai.

 Peringkat-peringkat dalam proses pengambilan balik tanah di bawah APT 1960 perlu difahami kerana ianya dapat membantu untuk mengenalpasti bahawa dalam keadaan-keadaan tertentu masa yang lebih lama diperlukan dalam satu-satu pengambilan balik tanah.

Selain dari punca-punca yang tidak dapat dielakkan di atas, beberapa punca lain turut dikenalpasti seperti berikut:-

• 
  

  Mesyuarat Jawatankuasa Tanah Negeri atau Mesyuarat Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri menangguhkan sesuatu permohonan pengambilan tanah bagi tujuan untuk membuat semakan ke atas perkara-perkara seperti penyediaan peruntukan yang mencukupi dan cadangan penyelesaian masalah setinggan di atas tanah;

  
  


• 
  

  Proses pewartaan memakan masa yang lama kerana perlu melalui beberapa peringkat iaitu semakan oleh Pejabat Penasihat Undang-undang Negeri dan seterusnya akan dipanjangkan kepada Pejabat Percetakan Nasional Berhad untuk disiarkan dalam Warta Kerajaan Negeri Pulau Pinang;

  
  


• 
  

  Terdapat kes-kes di mana kelulusan permohonan pengambilan tanah diperolehi pada penghujung tahun semasa yang menyebabkan peruntukan bagi pengambilan tersebut perlu dibuat pelarasan bagi meneruskan projek tersebut di tahun berikutnya;

  
  


• 
  

  Siasatan pengambilan oleh Pentadbir Tanah Daerah ditangguhkan beberapa kali disebabkan berlakunya perkara-perkara seperti ketidakhadiran tuan tanah di perbicaraan serta maklumat tuan tanah yang tidak lengkap; dan

  
  


• 
  

  Bagi kes-kes pengambilan yang melibatkan lot-lot yang banyak mengambil masa yang lebih lama untuk diselesaikan;

  
  

 Antara usaha dan initiatif yang diambil bagi mempercepatkan proses pengambilan tanah adalah seperti berikut:-

a. Kementerian / Jabatan Persekutuan (KJP) hendaklah mencari tapak yang sesuai dengan berunding dengan agensi-agensi yang berkaitan serta memastikan peruntukan kewangan telah mencukupi iaitu dua (2) tahun sebelum perlaksanaan projek;

b. Memastikan unsur-unsur atau instrumen yang diperlukan berhubung penangguhan sesuatu permohonan oleh mesyuarat dilengkapkan dengan sempurna sebelum diangkat semula untuk pertimbangan;

c. Proses penerimaan warta dipercepatkan dengan kemudahan memuat turun warta yang disiarkan melalui laman web Percetakan Nasional Berhad berbanding menunggu warta yang dihantar secara hardcopy daripada Percetakan Nasional Berhad yang memakan masa lama;

d. Permohonan pengambilan perlu dirancang sebaik mungkin bagi mengelakkan pelarasan peruntukan dibuat yang boleh melambatkan sesuatu proses pengambilan tersebut; dan

e. Mempertingkatkan kecekapan pentadbiran dan pegawai terbabit melalui perkara-perkara berikut:-

• Menambah bilangan pegawai yang mengendalikan siasatan;


• Penambahan Bilik Bicara bagi membolehkan dua atau lebih sesi siasatan dapat dijalankan dalam waktu yang sama;


• Merancang dan mengatur jadual pengambilan tanah termasuk di luar waktu bekerja biasa (waktu rehat / selepas waktu bekerja);


• Menyediakan senarai semak sebagai panduan untuk jabatan/agensi permohon;


• Mengadakan mesyuarat/perbincangan dengan jabatan/agensi permohon bagi membantu kelancaran proses;


• Memastikan kakitangan yang terlibat mengikuti kursus-kursus yang berkaitan dengan pengambilan balik tanah agar sentiasa peka terhadap peraturan-peraturan terkini; dan


• Kakitangan yang terlibat turut memberi khidmat nasihat kepada pemohon, samada yang hadir sendiri ke pejabat mahupun melalui panggilan telefon;